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Le dimanche 26 mars 2017 H 12:49 | A A A+
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Structure organisationnelle


Structure organisationnelle

Structure organisationnelle

Note : Dans ce document, le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.

Ce document a été rédigé en vue d’améliorer et d’assurer le fonctionnement (démocratique et administratif) de la Municipalité de L’Isle-Verte. Ensuite, il a été soumis et analysé par monsieur Denis Côté, conseiller, à la direction régionale du Ministère des Affaires municipales, lors d’une rencontre à cet effet. Cette consultation visait à valider la conformité de cette structure opérationnelle, avec la Loi sur les compétences municipales (LCM), ce qui a été confirmé. De plus, son expertise nous a permis de bonifier notre modèle afin qu’il reflète davantage l’esprit démocratique et la latitude que nous confère la LCM quant à notre fonctionnement.

Pour régulariser et assurer une efficacité optimale du fonctionnement de notre municipalité, nous l’avons dotée d’un système défini et organisé : une structure opérationnelle. Il s’agit d’un élément essentiel pour assurer l’efficacité, la qualité et le professionnalisme de l’application des décisions administratives que nous prenons comme élus. C’est aussi le moyen par excellence pour installer un bon système de reddition de compte, axé sur les résultats. Nous sommes redevables aux citoyens et nous devons nous doter des outils nécessaires pour agir en ce sens.

1. Définition.

Une structure opérationnelle peut être définie comme l’ensemble des dispositifs par lesquels une organisation répartit, organise, coordonne et contrôle ses activités.

L’ensemble de la structure est représenté par un organigramme qui montre la répartition des secteurs d’activité (pour nous, des compétences municipales) et de supervision des différents employés; la direction générale et le conseil municipal figurant au sommet.

2. Types de structures.

Il existe plusieurs types de structures, mais la plus simple et la plus utilisée est la structure hiérarchique : elle repose sur le principe d’unicité du commandement. Avec ce type de structure, nous devons cependant être très vigilants afin d’éviter le cloisonnement, la mauvaise circulation de l’information et la lourdeur bureaucratique. Ainsi, un organigramme assure une vision commune de l’organisation, de la multiplicité et des compétences qui s’y trouvent.

  • Niveau 1 : Conseil municipal (Vert)
  • Niveau 2 : Direction générale (Orange)
  • Niveau 3 : Opérations et services aux citoyens (Noir)

Shéma : Organigramme municipal


Maire
Conseil municipal
-

Les comités du conseil

  • Comité administratif
    Composition : Maire, pro-maire, un conseiller + directeur général et contremaître
    Responsabilités :

    • Suivi des décisions du conseil municipal
    • Gouvernance
    • Administration et finances
    • Ressources humaines
    • Services aux citoyens
    • Mise à jour du plan de sécurité civile (ad hoc)
    • Planification stratégique et sa mise à jour (ad hoc)

  • Comité sécurité incendie et sécurité civile
    Composition : 1 élus + responsable de la Caserne 20 + adjoint à la direction
    Sous-comité : à former selon les besoins du comité

  • Comité consultatif d’urbanisme
    Composition : 1 élu, six citoyens + le directeur général
    Sous-comités : à former selon les besoins du comité

  • Comité voirie & travaux publics - aqueduc & égouts
    Composition : 2 élus, 2 citoyens + le contremaître municipal
    Sous-comité : à former selon les besoins du comité

  • Commission des loisirs, de la culture et de la vie communautaire
    Composition : 1 élu, la coordonnatrice et les représentants des groupes ou comités suivants :

    • Carnaval d’hiver
    • Tournoi de balle donnée Gaston Rivard
    • Comité famille/loisirs
    • Grande fête d’été
    • L’Isle-pousse-Verte

Tout citoyen de la municipalité de L’Isle-Verte désirant participer à l’un ou l’autre de ces comités peut en faire la demande écrite au conseil municipal.


Shéma : Conseil municipal


Les comités et l’agenda municipal

Il va donc de soi qu’un élu qui se voit confier, par le conseil municipal, la charge d’un comité de travail doit assurer un leadership positif et proactif. Si pour une raison ou pour une autre, il se voit dans l’impossibilité ou dans l’incapacité d’assumer cette responsabilité de manière temporaire ou permanente, il doit en aviser le conseil et déléguer sa responsabilité à un autre élu. À titre de responsable d’un comité de travail, l’élu doit :

  • Expliquer son rôle, proposer et adopter des règles de fonctionnement simples et claires. Ceci ne s’applique cependant pas pour le CCU, son fonctionnement étant encadré dans un règlement adopté par le conseil municipal.
  • Identifier des objectifs annuels et triennaux réalistes et réalisables.
  • Fixer des échéanciers à court, moyen et long terme.
  • Planifier et respecter le calendrier annuel des réunions.
  • Convoquer les réunions en collaboration avec la permanence.
  • Désigner un ou une secrétaire lors des réunions.
  • Produire un rapport ou déposer des recommandations à temps pour la séance mensuelle de travail du conseil afin que les dossiers puissent cheminer jusqu’à l’instance décisionnelle, soit le conseil municipal, à sa séance publique qui a lieu une fois par mois.

Les comités sont composés d’élus, d’employés municipaux et de citoyens. Le comité peut, en consultant le conseil municipal, s’adjoindre une ou des personnes (spécialiste ou autre) qui lui permettraient de mieux examiner et analyser les différents dossiers à sa charge.

ComitéÉlu responsable - 2017
COMITÉ ADMINISTRATIFUrsule Thériault
COMITÉ SÉCURITÉ INCENDIE ET SÉCURITÉ CIVILERobert Legault
COMMISSION DES LOISIRS, DE LA CULTURE ET DE LA VIE COMMUNAUTAIREGinette Caron
COMITÉ CONSULTATIF D’URBANISME (CCU)Ursule Thériault
COMITÉ TRAVAUX PUBLICS & VOIRIE - AQUEDUC & ÉGOUTSSimon Lavoie


Calendrier (adopté annuellement, en décembre, par résolution du conseil municipal)

Instance et comitésAgenda
Conseil municipal - Séance de travail 1er lundi du mois
Conseil municipal - Séance publique2e lundi du mois
Comité administratif4e lundi du mois
Comité consultatif d’urbanisme1er jeudi du mois
Comité du loisir, de la culture et de la vie communautaire Dernier jeudi du mois
Comité voirie & travaux publics - Aqueduc & égouts4e mardi du mois
Sécurité publique et sécurité incendie3e mardi du mois



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[Mod] Dernière mise à jour : 2017-02-13
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